Paciente que falta ou desmarca em cima da hora: política de cancelamento e mensagens prontas com IA

Passo a passo

1. Decida a regra antes de escrever

   A IA escreve, mas a regra é sua. Defina com quantas horas de antecedência dá pra desmarcar sem cobrança (por exemplo, 24 horas), o que acontece com falta sem aviso (cobra a sessão inteira, metade, ou repõe na mesma semana se houver horário), como fica quem paga mensal e quais exceções você aceita, como doença e emergência. Escreva em tópicos, do seu jeito.

2. Peça a política e o lembrete

   Cole o pedido no Claude com a sua regra preenchida. Ele devolve a política em linguagem simples e os lembretes pra presencial e online.

   Cola isso no Claude

   Sou psicólogo(a) e atendo [ONLINE, PRESENCIAL OU OS DOIS]. Quero escrever a política de faltas e cancelamento do meu consultório e as mensagens de lembrete.
   
   Minha regra:
   - Desmarcar sem cobrança: até [HORAS] horas antes
   - Falta sem aviso ou desmarcação depois do prazo: [O QUE ACONTECE]
   - Reposição: [SE REPÕE, QUANDO E COM QUE LIMITE]
   - Exceções: [EXCEÇÕES QUE ACEITO]
   
   Escreva:
   1. A política em até 8 linhas, em linguagem simples, pra eu incluir no contrato terapêutico e mandar no início do acompanhamento.
   2. Um lembrete pra mandar na véspera, com dia, hora, modalidade e o prazo pra desmarcar, pedindo uma confirmação simples.
   3. Uma versão do lembrete pra sessão online, com o aviso de entrar uns minutos antes, de um lugar reservado.
   
   Tom: respeitoso e firme, sem culpa, sem ironia, sem emoji. Não use as palavras "multa" nem "punição". Não mencione nada sobre o tratamento ou o estado emocional do paciente.

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3. Escreva as respostas pros casos difíceis

   As situações que tiram o sono não são as faltas comuns: é o paciente que avisa uma hora antes pela terceira vez, ou o que some sem responder. Peça as respostas na mesma conversa.

   Cola isso no Claude

   Usando a mesma política, escreva respostas curtas de WhatsApp pra estas situações no consultório de psicologia:
   
   1. Paciente avisa uma hora antes que não vem, sem motivo.
   2. Paciente avisa em cima da hora por motivo de saúde.
   3. Paciente faltou sem avisar e não respondeu nada (mensagem pra mandar no fim do dia).
   4. Paciente faltou pela segunda vez seguida sem avisar.
   5. Paciente pede pra trocar o horário fixo.
   
   Regras:
   - No máximo 4 linhas cada.
   - Lembre a regra combinada sem tom de cobrança agressiva e diga como fica o valor quando for o caso.
   - Na falta sem aviso, pergunte se está tudo bem e ofereça o próximo horário, sem interpretar a falta e sem comentar o processo terapêutico.
   - Na segunda falta seguida, proponha conversar sobre isso na próxima sessão, não por mensagem.
   - Sem emoji.

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4. Coloque o lembrete na rotina

   O WhatsApp Business não tem lembrete automático de consulta. Na versão grátis, salve o lembrete como resposta rápida (/lembrete) e, no fim do dia, abra a agenda de amanhã e mande pra cada paciente, trocando o horário. Leva poucos minutos. Na versão automática, uma ferramenta ligada à API oficial da Meta manda o lembrete sozinha a partir da agenda, com modelo de mensagem aprovado e só pra quem aceitou receber. Em qualquer caso, pergunte no início se o paciente quer lembrete: tem quem prefira não ter mensagem do consultório aparecendo na tela do celular.

5. Entregue a política por escrito

   Mande a política no início do acompanhamento e peça um "li e concordo" por mensagem, ou inclua no contrato terapêutico (tem guia próprio nesta série). Regra combinada antes é o que impede a cobrança da falta de virar discussão depois.

6. Revise depois de um mês

   Anote por um mês quantas faltas e desmarcações tardias aconteceram, em que dia e em que horário. Se elas se concentram num horário (segunda cedo, sexta à noite), talvez o problema seja o horário, e não o paciente. Ajuste a agenda e, se mudar a regra, avise todos com antecedência.

Como fica na prática

Consultório fictício de um psicólogo que atende online e presencial em Curitiba. Política e lembretes que o Claude devolveu pro primeiro pedido.

Cuidados no consultório de psicologia

• Lembrete é administrativo, e só. Dia, hora, local ou link e prazo de desmarcação. Nada de "como você está?" automático nem "lembre da tarefa da semana": isso é conteúdo do processo e passa por você.
• A notificação aparece na tela bloqueada. Escreva o lembrete sem a palavra "terapia" se o paciente pedir discrição, e respeite quem não quer lembrete.
• Regra igual pra todos. Cobrar a falta de um e perdoar a de outro sem critério gera conflito. Exceções previstas na política (doença, emergência) evitam decidir no calor do momento.
• Falta repetida é tema clínico. A mensagem só oferece o próximo horário. O que está por trás da falta é conversa de sessão, e nunca de IA.

Perguntas comuns