Controle financeiro para psicólogos: planilha de sessões, pagamentos e quanto entrou no mês, feita com IA

Passo a passo

1. Decida como identificar o paciente

   Na planilha, um código (P01, P02) é mais seguro que o nome, ainda mais se você for pedir análise ao Claude depois. Guarde a relação entre código e nome em outro lugar, só seu. E defina as situações de sessão: realizada, falta cobrada, falta não cobrada, desmarcada no prazo, reposição.

2. Peça a planilha

   O Claude gera o arquivo pra baixar. Se ele devolver só uma tabela na conversa, peça: "gere o arquivo .xlsx pra eu baixar".

   Cola isso no Claude

   Crie uma planilha de controle financeiro pro meu consultório de psicologia, em arquivo de Excel (.xlsx) que eu vou abrir no [GOOGLE PLANILHAS OU EXCEL].
   
   Como eu trabalho:
   - Valor padrão da sessão: [VALOR]; alguns pacientes têm valor diferente
   - Modelos de pagamento: [POR SESSÃO, MENSAL, ADIANTADO]
   - Formas: [PIX, CARTÃO, TRANSFERÊNCIA]
   - Paciente identificado por código (P01, P02), sem nome
   
   Abas:
   1. Pacientes: código, valor da sessão, modelo de pagamento, dia de vencimento, ativo (sim/não).
   2. Sessões: data, código, situação (realizada, falta cobrada, falta não cobrada, desmarcada, reposição), valor puxado da aba Pacientes, pago (sim/não), data do pagamento, forma, recibo emitido (sim/não).
   3. Resumo do mês: escolho o mês e vejo sessões realizadas, faltas cobradas, total a receber, total recebido, total em aberto e a lista dos códigos com pagamento em aberto.
   
   Use listas suspensas nas colunas de situação e forma de pagamento, e fórmulas que funcionem no Google Planilhas. Não crie nenhuma coluna de observação clínica. No fim, explique em 5 linhas como preencher no dia a dia.

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3. Abra e confira as fórmulas

   Abra o arquivo no Google Planilhas (Arquivo, Importar) ou no Excel. Lance uma semana de mentira: 5 sessões, uma falta cobrada e um pagamento em aberto. Confira se o resumo bate com a sua conta de cabeça. Se alguma fórmula der erro, copie a mensagem e cole na mesma conversa do Claude: ele corrige.

4. Crie a rotina de 5 minutos

   No fim do dia, lance as sessões do dia. Quando o Pix cair, marque "pago" e a data. No dia do vencimento, olhe a lista de em aberto do resumo e mande as mensagens de cobrança (tem guia próprio nesta série). Uma vez por mês, confira o total recebido com o extrato do banco.

5. Peça a leitura do mês, sem dado pessoal

   Com o mês fechado, cole só os números do resumo no Claude e peça uma leitura prática.

   Cola isso no Claude

   Vou colar o resumo do mês do meu consultório de psicologia (só números e códigos, sem nomes). Analise como um assistente financeiro de consultório pequeno.
   
   [COLE O RESUMO: SESSÕES REALIZADAS, FALTAS COBRADAS, FALTAS NÃO COBRADAS, TOTAL A RECEBER, RECEBIDO, EM ABERTO, E OS MESMOS NÚMEROS DO MÊS ANTERIOR]
   
   Me diga:
   1. Quanto entrou de fato e quanto ficou em aberto, comparando com o mês anterior.
   2. Quanto deixei de receber com faltas não cobradas.
   3. Quanto preciso faturar por semana pra chegar na meta de [META MENSAL], considerando [NÚMERO] semanas de trabalho no mês.
   4. Duas ações práticas pro mês que vem, só de agenda e cobrança.
   
   Responda em tópicos curtos. Não faça nenhuma suposição sobre os pacientes ou sobre o tratamento.

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6. Feche o mês

   No último dia útil, confira o resumo, cobre o que está em aberto e baixe uma cópia do mês. O recibo e a declaração de Imposto de Renda seguem as regras da Receita e a orientação do seu contador: a planilha é o seu controle, não substitui o recibo.

Como fica na prática

Aba de resumo de outubro numa planilha montada pelo Claude pra um consultório fictício com 14 pacientes e sessão de R$ 170.

Cuidados no consultório de psicologia

• Financeiro não é prontuário. Sem coluna de observação e sem motivo de falta detalhado ("crise", "internação"). "Falta cobrada" basta.
• Código no lugar do nome quando o dado sai das suas mãos. Pra colar no Claude, use código. Pro contador, mande só o que ele pedir.
• Pagamento feito por outra pessoa. Quando o Pix vem do pai ou do cônjuge, lance no código do paciente. O nome de quem pagou não vira identificação na planilha.
• Planilha protegida. Conta Google com verificação em duas etapas e arquivo sem compartilhamento público.

Perguntas comuns