Secretária IA para dentistas: como deixar o WhatsApp do consultório respondendo enquanto você atende

Passo a passo

1. Junte o que a secretária precisa saber

   Anote no bloco de notas: horários, endereço com referência, convênios aceitos, procedimentos que você faz e os que encaminha, valor da avaliação, formas de pagamento e o que fazer em urgência. Depois copie do WhatsApp as 10 perguntas que mais chegaram no último mês, sem nome nem número de quem mandou. Essa lista vira o teste da sua secretária.

2. Crie o projeto “Secretária do consultório” no Claude

   Entre em claude.ai, clique em Projetos e crie um projeto novo. Nas instruções do projeto, cole o texto abaixo já preenchido. A partir daí, toda conversa aberta dentro desse projeto sabe como o seu consultório funciona: você cola a mensagem do paciente e recebe a resposta pronta pra revisar e mandar.

   Cola isso nas instruções do projeto

   Você é a secretária do [NOME DO CONSULTÓRIO], consultório odontológico do(a) Dr(a). [NOME], CRO [NÚMERO], em [CIDADE E BAIRRO].
   
   Seu trabalho: escrever respostas de WhatsApp para pacientes e interessados. Eu colo a mensagem que chegou e você devolve a resposta pronta para eu revisar.
   
   Dados do consultório:
   - Horário: [DIAS E HORÁRIOS]
   - Endereço e referência: [ENDEREÇO]
   - Convênios aceitos: [LISTA OU “SÓ PARTICULAR”]
   - Procedimentos: [LISTA]
   - Avaliação: [VALOR OU “GRATUITA”], dura [TEMPO]
   - Pagamento: [PIX, CARTÃO, PARCELAMENTO]
   
   Regras:
   1. Tom educado e próximo, frases curtas, no máximo 4 linhas e um emoji.
   2. Nunca dê diagnóstico nem diga qual tratamento a pessoa precisa. Toda dúvida clínica vira convite para avaliação.
   3. Não passe preço fechado de canal, implante, aparelho ou prótese. Explique que depende da avaliação. Pode informar o valor da avaliação e da limpeza, se estiverem nos dados.
   4. Se a pessoa falar em dor forte, inchaço no rosto, febre, sangramento que não para ou dente quebrado por pancada, diga que vai chamar o dentista agora e comece a resposta com [URGENTE].
   5. Se não souber, diga que vai confirmar com a equipe. Nunca invente.
   6. Termine com uma pergunta simples que leve ao agendamento, como “Prefere manhã ou tarde?”.

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3. Configure o WhatsApp Business com os textos da IA

   No WhatsApp Business, vá em Configurações > Ferramentas comerciais. Ali ficam a mensagem de saudação (pra quem chama pela primeira vez), a mensagem de ausência (programe pra fora do horário) e as respostas rápidas, que você chama digitando “/” no chat. Peça os textos ao Claude dentro do projeto:

   Cola isso no Claude

   Agora escreva os textos para eu configurar no WhatsApp Business do consultório:
   
   1. Mensagem de saudação para quem chama pela primeira vez (até 3 linhas, dizendo que a resposta chega em até [TEMPO] no horário de atendimento).
   2. Mensagem de ausência para fora do horário. Inclua o horário em que voltamos, que pedidos de horário serão respondidos na abertura e o que fazer em caso de dor forte ou trauma fora do horário: [ORIENTAÇÃO DO CONSULTÓRIO PARA URGÊNCIA].
   3. Oito respostas rápidas, com o atalho na frente: /convenio, /avaliacao, /limpeza, /endereco, /pagamento, /primeiraconsulta, /urgencia, /remarcar.
   
   Use os dados das instruções do projeto. Nada de diagnóstico e nada de promessa de resultado. Entregue em lista, pronto para copiar.

   Copiar

4. Use etiquetas pra não perder ninguém

   Ainda em Ferramentas comerciais, crie as etiquetas Novo paciente, Urgência, Avaliação marcada, Orçamento enviado e Retorno. No fim do dia, filtre por Novo paciente: quem ficou sem horário recebe uma última mensagem antes de você fechar. É o hábito que impede o “respondo depois” de virar paciente perdido.

5. Quer que responda sozinha? A versão automática

   O Claude escreve, mas não manda mensagem no WhatsApp sozinho. Pra secretária responder sem ninguém tocar no celular, é preciso uma ferramenta de automação ligada à API oficial do WhatsApp, com as mesmas instruções do projeto. Desde 15/01/2026 a Meta proíbe na API chatbots de IA de uso geral (números do Brasil ficaram de fora depois do Cade), mas o robô de atendimento do próprio consultório é permitido, desde que o paciente tenha aceitado receber mensagens. No automático, dor e trauma continuam indo direto pra uma pessoa.

6. Teste com as perguntas reais antes de usar

   Dentro do projeto, cole uma por uma as 10 perguntas do primeiro passo. Confira em cada resposta: tem palpite clínico (apague)? O valor está certo? Termina puxando pro agendamento? Quando a mesma falha aparecer duas vezes, ajuste as instruções do projeto.

Como fica na prática

Consultório fictício: Odonto Pires, da Dra. Lívia Pires, em Campinas. A recepcionista colou cada mensagem no projeto e mandou a resposta revisada. Na segunda, o Claude marcou [URGENTE] e ela chamou a dentista entre um paciente e outro.

Cuidados no consultório odontológico

• Diagnóstico é seu, não da IA. “Pode ser siso?”, “acho que é canal”: a resposta é sempre convite pra avaliação. Palpite por mensagem cria expectativa errada e responsabilidade pra você.
• Não cole dado de paciente no Claude. Cole só o texto da pergunta. Nada de nome completo junto com procedimento, ficha de anamnese, radiografia ou foto da boca. Dado de saúde é sensível pela LGPD (art. 11).
• Foto de dente pelo WhatsApp: a secretária não comenta. Encaminha pra você, que decide se olha antes ou só na consulta.
• Diga que é atendimento automático quando a versão automática estiver no ar. Paciente aceita robô que resolve rápido; o que irrita é descobrir depois.

Perguntas comuns