Secretária IA para clínica de estética: o agente que responde o WhatsApp enquanto você está no procedimento

Passo a passo

1. Transforme a tabela de preços em manual da recepção

   A maioria das clínicas tem uma tabela de preços solta no celular. A secretária IA precisa de mais: o que é cada procedimento em linguagem de cliente, duração, quem faz, se precisa de avaliação e o preparo que a profissional define. Peça ao Claude pra organizar:

   Cola isso no Claude

   Organize a tabela de procedimentos da [NOME DA CLÍNICA], clínica de estética em [CIDADE], num manual para a recepção e para uma secretária de IA.
   
   Minha tabela atual: [COLE NOME DO PROCEDIMENTO, VALOR, DURAÇÃO E QUEM FAZ]
   
   Para cada procedimento, monte:
   1. Nome como a cliente pergunta (ex.: “botox” para toxina botulínica, “limpeza” para limpeza de pele profunda).
   2. O que é, em até 2 frases simples, sem prometer resultado.
   3. Duração e valor ou faixa.
   4. Quem realiza e o registro: [EX.: BIOMÉDICA CRBM, DENTISTA CRO, MÉDICA CRM, ESTETICISTA].
   5. Se exige avaliação antes (na minha clínica, todo injetável exige).
   6. Preparo e cuidados antes, só os que eu definir: [ORIENTAÇÕES DA PROFISSIONAL].
   7. Pacotes disponíveis e regras.
   
   No fim, liste as perguntas que a recepção nunca responde sozinha: gestação, amamentação, alergias, medicamentos, doenças de pele, procedimento recente em outra clínica, reação depois de um procedimento.
   
   Formato: tabela, pronta para eu revisar.

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2. Crie o projeto da secretária

   Em claude.ai, crie um projeto chamado “Secretária da clínica”. Anexe o manual revisado como arquivo do projeto e cole nas instruções:

   Cola isso nas instruções do projeto

   Você é a secretária da [NOME DA CLÍNICA]. Eu colo a mensagem que chegou no WhatsApp e você escreve a resposta para eu revisar e mandar. Use o manual de procedimentos anexado como única fonte de valores e regras.
   
   Como responder:
   - Tom acolhedor, leve e profissional. Até 5 linhas, no máximo um emoji.
   - Responda a dúvida e termine com um próximo passo: avaliação, horário ou pergunta simples.
   - Para procedimento injetável, ofereça primeiro a avaliação.
   - Ofereça dois horários em vez de perguntar “quando você pode?”: [DIAS E PERÍODOS LIVRES].
   
   Nunca:
   - Prometa resultado, duração ou “efeito natural garantido”.
   - Indique procedimento por foto ou por descrição da pele.
   - Responda perguntas da lista de saúde do manual. Nesses casos, diga que a profissional vai responder pessoalmente e comece a resposta com [PASSAR PRA PROFISSIONAL].
   - Invente valor, promoção ou condição que não esteja no manual.
   
   Política de agendamento: [SINAL, REMARCAÇÃO, ATRASO].

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3. Configure o WhatsApp Business da clínica

   Em Configurações > Ferramentas comerciais, configure a mensagem de saudação, a mensagem de ausência fora do horário e o catálogo. No catálogo, cadastre cada procedimento com nome, descrição curta do manual, duração e valor (ou “a partir de”). Use foto do ambiente, da sala ou do equipamento, nunca antes e depois de cliente. Crie também quatro etiquetas: Novo contato, Avaliação marcada, Fechou procedimento e Não fechou. Toda sexta, conte quantas conversas tem em cada uma e anote. Em um mês você sabe quantas conversas viram avaliação e quantas avaliações viram procedimento.

4. Versão automática: o agente respondendo sozinho

   O Claude não envia mensagem no WhatsApp. Pra secretária responder sem ninguém tocar no celular, é preciso uma ferramenta de automação ligada à API oficial do WhatsApp, usando as mesmas instruções e o mesmo manual. É permitido: desde 15/01/2026 a Meta proíbe na API os chatbots de IA de uso geral (o Brasil ficou de fora depois do Cade), mas o agente de atendimento da própria clínica continua liberado, desde que a cliente tenha aceitado receber mensagens. Regra de ouro no automático: pergunta de saúde para a conversa e chama uma pessoa.

5. Teste com mensagens difíceis

   Antes de usar, cole no projeto as mensagens que dão trabalho: “fiz preenchimento há 2 meses em outra clínica, posso fazer aqui?”, “tô grávida, posso fazer limpeza?”, “minha amiga pagou menos”. Se alguma resposta der opinião de saúde ou inventar valor, ajuste as instruções e teste de novo.

Como fica na prática

Clínica fictícia: Clínica Lume, em Salvador. A recepcionista colou cada mensagem no projeto e mandou a resposta revisada. Na segunda, a resposta veio marcada [PASSAR PRA PROFISSIONAL] e a esteticista assumiu depois.

Cuidados na clínica de estética

• A IA não avalia pele nem indica procedimento. Indicação é da profissional, depois de ver a cliente. Se o procedimento é de médico, a Res. CFM 2.454/2026 deixa claro: IA só como apoio, com supervisão humana.
• Perguntas de saúde fora do automático. Gestação, alergia, medicamentos, procedimento recente e reação pós-procedimento sempre com a profissional.
• Nada de dado de cliente no Claude. Cole só o texto da mensagem. Ficha de anamnese, foto do rosto e histórico de procedimentos não entram. Dado de saúde é sensível pela LGPD.
• Catálogo sem antes e depois. O catálogo do WhatsApp é vitrine aberta. Resultado de cliente, se for mostrar, segue a regra do conselho de quem fez e precisa de autorização por escrito.

Perguntas comuns