CRM para clínica de estética: como montar o seu com a IA, do direct até a manutenção

Passo a passo

1. Desenhe o caminho da cliente

   Antes de montar, escreva as etapas da sua clínica. O mais comum na estética: novo contato → avaliação marcada → avaliou → fechou → em tratamento (pacote) → manutenção, com uma saída não fechou e o motivo. Anote também de onde a cliente chega: direct, WhatsApp, indicação, Google, anúncio.

2. Peça a planilha ao Claude

   Numa conversa nova, cole o pedido. Ele devolve a estrutura, as listas e as fórmulas pra colar.

   Cola isso no Claude

   Crie um CRM em formato de planilha para a [NOME DA CLÍNICA], clínica de estética, para usar no Google Planilhas, no computador e no celular.
   
   Aba Clientes, com as colunas: primeiro nome, WhatsApp, @ do Instagram, origem (lista: direct, WhatsApp, indicação, Google, anúncio), procedimento de interesse, etapa (lista: novo contato, avaliação marcada, avaliou, fechou, em tratamento, manutenção, não fechou), motivo de não fechar (lista: preço, medo do resultado, data, sem resposta, outro), valor fechado, sessões do pacote, sessões usadas, sessões restantes (calculada), data do último atendimento, data da próxima manutenção, próxima ação, data da próxima ação, quem atende.
   
   Quero:
   1. Listas suspensas nas colunas com lista.
   2. Cor na linha quando a data da próxima ação for hoje ou já passou.
   3. Uma aba Hoje que mostre só quem tem ação para hoje ou atrasada.
   
   Não crie nenhuma coluna de dado de saúde: queixa, contraindicação, medicamento, alergia, foto ou anotação clínica ficam fora do CRM. Explique como montar em passos curtos.

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3. Peça o painel do mês

   Com a aba de clientes pronta, peça os números que mostram se o Instagram e o WhatsApp estão virando procedimento:

   Cola isso no Claude

   Agora crie uma aba Painel no mesmo CRM, com fórmulas que leem a aba Clientes e mostram, para o mês que eu escolher numa célula:
   
   1. Novos contatos por origem.
   2. Quantos chegaram a cada etapa: avaliação marcada, avaliou, fechou.
   3. Taxa de conversão: contatos que marcaram avaliação e avaliações que viraram procedimento, em porcentagem.
   4. Valor fechado no mês e valor médio por cliente.
   5. Motivos de não fechar, com a contagem.
   6. Quantas manutenções vencem no mês seguinte.
   
   Prefira fórmulas simples, que funcionem no Google Planilhas em português. Diga onde colar cada uma e como conferir se o número bate com uma contagem feita à mão.

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4. Passe as clientes atuais e crie a rotina

   Comece pelas clientes dos últimos 6 meses, não pela base inteira: uma linha por cliente, etapa atual e próxima ação. Daqui pra frente, cada conversa nova vira uma linha na hora. Toda manhã, a recepção abre a aba Hoje no app do Google Planilhas e manda as mensagens do dia. Toda sexta, alguém olha o Painel. Compartilhe a planilha pelo e-mail de cada pessoa da equipe, só com quem precisa.

5. Confira em um mês e decida o próximo passo

   Compare o painel com a realidade: os números batem? Se a equipe está usando e o volume cresceu, aí faz sentido avaliar um sistema pago ou ligar o CRM a uma automação de WhatsApp. O Claude também monta uma versão visual em colunas, como artefato, mas pra guardar os dados da equipe toda num lugar só ela precisa de uma base de dados por trás. Comece pela planilha.

Como fica na prática

Clínica fictícia: Clínica Sálvia, em Belém. Trecho da resposta do Claude ao pedido do passo 2, com uma cliente fictícia de exemplo.

Cuidados na clínica de estética

• CRM não é prontuário. Queixa, contraindicação, foto e anotação clínica são dado de saúde, sensível pela LGPD (art. 11). Ficam no prontuário, com acesso restrito, e não na planilha que a recepção abre no celular.
• Não cole a planilha com nomes no Claude. Pra montar e ajustar fórmulas, mande só os nomes das colunas e duas linhas inventadas.
• Acesso só pra quem precisa. Compartilhe pelo e-mail de cada pessoa, nunca com “qualquer pessoa com o link”. Quando alguém sai da equipe, tire o acesso no mesmo dia.
• Quem pediu pra sair, sai. Cliente que não quer mais mensagens fica marcada e sai das listas de ação. Se pedir pra apagar os dados, apague.

Perguntas comuns